Primeras recomendaciones derivadas del inicio formal de operaciones de la figura de Agencia Aduanal.
Derivado del inicio formal de operaciones de la figura de Agencia Aduanal, en Xtrategas consideramos indispensable que, para una transición ordenada y sin contratiempos, se realicen inicialmente las siguientes acciones:
A) Revisión integral de la estructura societaria.
Revisar la integración accionaria, corporativa y operativa de las sociedades relacionadas con la operación aduanera, incluyendo:
- Sociedad mediante la cual se migró a la Agencia Aduanal;
- Sociedades autorizadas para la explotación de la patente;
- Empresas relacionadas;
- Estructuras corporativas vinculadas con la operación aduanera.
B) Revisión de participación en otras sociedades.
Revisar las sociedades en las que participen directa o indirectamente:
- Agentes Aduanales;
- Socios;
- Mandatarios;
- Administradores;
- Representantes legales;
- Familiares vinculados.
Lo anterior, con el objeto de identificar posibles implicaciones regulatorias, operativas o de cumplimiento.
C) Formalización de acuerdos comerciales y operativos en corresponsalías.
Resulta recomendable formalizar jurídicamente las relaciones de corresponsalía entre Agentes Aduanales y Agencias Aduanales, a efecto de delimitar responsabilidades operativas, documentales, comerciales y de cumplimiento derivadas del despacho aduanero.
D) Preparación de estrategias para mandatarios y personal autorizado.
La transición hacia la figura de Agencia Aduanal puede generar modificaciones operativas relevantes, por lo que se recomienda:
- Preparar escritos preventivos;
- Revisar poderes y facultades;
- Actualizar autorizaciones;
- Validar relaciones laborales y corporativas;
- Definir claramente la estructura de mando y responsabilidad operativa.
E) Revisión de certificaciones y programas de cumplimiento.
Las empresas deberán revisar el impacto que esta transición pudiera generar respecto de:
- Registro en el Esquema de Certificación de Empresas;
- OEA;
- Socio Comercial Certificado;
- Certificaciones ISO;
- Programas de cumplimiento y seguridad.
F) Comunicación con clientes y actualización operativa.
Se recomienda comunicar oportunamente a los clientes el inicio de operaciones bajo el esquema de Agencia Aduanal, a efecto de revisar y actualizar:
- Encargos conferidos;
- Contratos de prestación de servicios;
- Mecánicas de facturación;
- Datos fiscales y operativos;
- Documentación corporativa y de cumplimiento.
G) Mantener la comunicación con CAAAREM respecto la operación aduanera.
En próximos comunicados informaremos las fechas de cursos, sesiones informativas y pláticas de actualización relacionadas con la implementación de la Agencia Aduanal.
En Xtrategas brindaremos acompañamiento en diagnósticos preventivos, revisión corporativa, elaboración de contratos, estrategias de transición, auditorías documentales y atención de contingencias derivadas de la implementación de la Agencia Aduanal.
